PROSES MANAJEMEN PERBEKALAN

Proses manajemen perbekalan meliputi tahapan, sebagai berikut:

1. Perencanaan Kebutuhan

Proses ini dimulai dengan mengidentifikasi dan merencanakan kebutuhan barang atau jasa yang diperlukan oleh organisasi. Perencanaan kebutuhan melibatkan:

• Analisis Kebutuhan: Mengidentifikasi barang atau jasa yang diperlukan berdasarkan rencana operasional dan permintaan dari berbagai departemen.

• Proyeksi Permintaan: Memprediksi permintaan barang berdasarkan data historis dan tren pasar.

2. Pengadaan dan Pembelian

Tahap ini mencakup proses pengadaan barang dari pemasok hingga pembelian. Langkah-langkahnya meliputi:

• Identifikasi Pemasok: Menentukan pemasok potensial yang dapat menyediakan barang atau jasa dengan kualitas dan harga yang sesuai.

• Negosiasi dan Kontrak: Melakukan negosiasi harga dan syarat pembelian, serta menyiapkan kontrak pembelian.

• Pemrosesan Pesanan: Mengelola pesanan pembelian dan memastikan bahwa pemasok memenuhi syarat-syarat yang telah disepakati.

3. Penerimaan Barang

Setelah barang dipesan, proses penerimaan meliputi:

• Pemeriksaan Barang: Memeriksa barang yang diterima untuk memastikan kesesuaian dengan pesanan dalam hal jumlah dan kualitas.

• Dokumentasi: Mencatat penerimaan barang dalam sistem manajemen perbekalan.

4. Penyimpanan dan Pengelolaan Gudang

Barang yang diterima kemudian disimpan dalam gudang. Tahapan ini mencakup:

• Penempatan Barang: Mengatur penempatan barang di gudang dengan cara yang efisien dan mudah diakses.

• Manajemen Persediaan: Menggunakan sistem manajemen gudang (Warehouse Management System/WMS) untuk memantau dan mengelola persediaan barang secara real-time.

• Keamanan dan Keselamatan: Menjamin keamanan barang dan keselamatan pekerja melalui penerapan standar operasional prosedur (SOP) yang ketat.

5. Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan bertujuan untuk menjaga keseimbangan antara ketersediaan barang dan biaya persediaan. Langkah-langkah dalam pengendalian persediaan meliputi:

• Penetapan Level Persediaan: Menentukan level persediaan minimum dan maksimum untuk setiap barang.

• Pemantauan Stok: Melakukan pemantauan stok secara rutin untuk mengidentifikasi kebutuhan pemesanan ulang.

• Metode Pengendalian: Menerapkan metode seperti Just-in-Time (JIT), Economic Order Quantity (EOQ), dan safety stock untuk mengoptimalkan persediaan.

6. Distribusi dan Penggunaan

Tahap terakhir dalam manajemen perbekalan adalah distribusi barang kepada pengguna akhir dalam organisasi. Proses ini mencakup:

• Pengemasan dan Pengiriman: Mengemas barang dengan benar dan mendistribusikannya ke departemen atau lokasi yang memerlukan.

• Pemantauan Penggunaan: Memantau penggunaan barang untuk memastikan efisiensi dan mencegah pemborosan.