BAGIAN-BAGIAN SURAT

Setiap surat terdiri beberapa elemen pembentuk yang merupakan satu kesatuan utuh. Elemen masing-masing surat berbeda sesuai dengan bentuk dan jenis dari surat. Posisi dan penempatan elemen surat akan menentukan bentuk surat

Dalam setiap surat resmi selalu tercantum kepala surat. Bentuk Kepala Surat harus mencolok dan dicetak dalam bentuk yang indah agar mampu menarik perhatian. Kepala surat berisi identitas pengirim surat. ¨Selengkapnya Kepala Surat Berisi:

1. Nama Instansi

2. Logo Instansi

3. Alamat Lengkap Instansi (Jalan, Nomer, Desa, Kelurahan, Kecamatan, Kota, Kode pos

4. Nomer Telephone

5. Alamat Fax

6. Alamat Website

7. Alamat E-mail

Setiap surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi selalu disertai Nomor Surat. Fungsi Nomor Surat:

a. Mempermudah pengecekan surat (jika suatu saat diperlukan klarifikasi)

b. Mempermudah klasifikasi jenis surat saat diarsipkan

c. Mengetahui banyaknya surat yang keluar

d. Menjadi referensi dalam surat menyurat selanjutnya atau kemunikasi lebih lanjut

Komponen yang terdapat dalam Nomer Surat:

a. Nomer Surat

b. Kode divisi/Jenis surat

c. Kode Nama Perusahaan

d. Bulan surat dibuat

e. Tahun surat dibuat

Contoh:

Nomer: 031/M2/LMJ/X/18

No. : 031/M2/LMJ/X/”18

Surat yang memiliki kepala surat lengkap dengan alamat yang jelas, nama kota tidak perlu ditulis lagi.

Surat berkepala surat tapi tidak mencantumkan alamat lengkap, hanya berisi nama, logo dan slogan perusahaan, Nama Kota wajib ditulis

Surat yang memakai Judul, dimana tanggal surat ditempatkan di bagian bawah, Nama Kota juga ditulis

Fungsi Tanggal Surat:

a. Informasi tenang waktu penulisan surat

b. Petunjuk untuk mengingat kembali untuk pengirim dan penerima surat

c. Petunjuk bagi petugas kearsipan

Pengetikan Tempat dan Tanggal Surat

1. Umumnya diketik pada bagian kanan atas sejajar dengan nomer surat

2. Tempat dan tanggal dipisahkan dengan koma (,)

3. Dibelakang tanggal tidak perlu tanda titik

4. Penulisan Tanggal tidak menggunakan tanda hubung (-)

5. Penulisan Bulan tidak menggunakan angka

4. Lampiran

Lampiran bermakna “tambahan” atau yang disertakan dalam surat. Sesuatu yang ditambahkan dalam pengiriman surat untuk melengkapi surat. Lamipran dapat berupa: surat lain, fotokopi ijazah, kuitansi. Jika ada yang dilampirkan dalam surat maka juga disebutkan dalam “isi surat”

Contoh:

1. Untuk melengkapi lamaran ini, saya lampirkan:

2. Agar lebih jelas, bersama surat ini kami lampirkan brosur profil instansi kami.

Beberapa Aturan Penulisan Lampiran

1. Umumnya ditulis di kiri atas setelah Nomer Surat

2. Bisa juga bagian kiri bawah setelah penanggung jawab surat

Hal surat menunjukkan Tujuan atau Masalah Pokok dalam surat

Beberapa teknik penulisan Hal/Perihal

a. Perihal ditulis dengan kombinasi huruf kapital dan huruf kecil; bukan kapital semua

b. Apabila isi perihal lebih dari satu baris maka jarak pengetikan menjadi satu spasi

c. Penulisan perihal berupa kata atau frase bukan kalimat

Nomer :

Lampiran :

Perihal : Penawaran kerja sama

Disebut juga Alamat Dalam Surat atau Alamat yang Dituju

Beberapa cara penulisan Alamat Tujuan:

1. Penulisan Alamat Tujuan pada Sampul Surat

a) Kepada Pejabat dengan menuliskan nama jabatannya

b) Alamat yang ditujukan kepada Perseorangan

2. Penulisan Alamat Tujuan kepada Perorangan

3. Kepada Pejabat Pemerintah

4. Kepada Organsisasi atau Perusahaan

5. Kepada Pimpinan Organisasi atau Perusahaan

Sebagai salah satu tanda kehormatan dan pintu komunikasi terhadap orang yang diharapkan. Untuk Surat resmi atau surat dinas pemerintah tidak wajib menggunakan salam pembuka. Beberapa ragam salam pembuka:

1. Dengan hormat, Salam Sejahtera

2. Bapak/Ibu yang terhormat, dll

8. Isi Surat

Beberapa elemen penting dari isi surat

1) Alinea Pembuka : Berisi alinea pengantar tentang masalah pokok isi surat

Contoh Alinea Pembuka:

a) Kami beritahukan bahwa ….

b) Dengan ini kami informasikan…

c) Dengan sangat menyesal kami beritahukan..

2) Alinea Isi : Surat Sesungguhnya

3) Alinea Penutup : Berisi kesimpulan, harapan, imbauan atau ucapan terima kasih

Contoh:

a)Atas perhatian Bapak, kami mengucapkan

b)Demikian laporan kami, semoga mendapatkan

c)Besar harapan kami atas terkabulnya…

9. Salam Penutup

Sebagai penanda rasa hormat selesainya surat

Contoh:

Hormat Kami,

Wasalam,

10. Penanggungjawab Surat

Berisi 

Nama Organisasi,

Tanda Tangan,

Nama Pejabat dan

Jabatan

Surat dinas umumnya berisi tembusan agar surat itu disampaikan kepada pihak lain atau penerima surat mengetahui siapa saja yang menerima surat tersebut

Ditulis di bagian paling akhir surat bagian kiri bawah. Inisial merupakan singkatan nama pengonsep dan pengetik surat Contoh: Is/Aj