JENIS-JENIS SURAT DINAS

 Jenis-Jenis Surat Dinas

1. Surat Undangan Dinas

Surat pemberitahuan dan permohonan yang bersifat mengharapkan kedatangan seseorang untuk berpartisipasi dalam acara/pertemuan tertentu.Pertemuan dapat berupa rapat, konferensi,seminar, latihan dll. Tidak jarang surat undangan disertai dengan menginformasikan berkas atau bahan rapat yang diperlukan, termasuk drescode, seragam, dll. Undangan perlu disampaikan jauh sebelumnya agar penerima undangan dapat mempersiapkan kehadirannya

2. Surat Pengantar

Surat yang ditujukan pada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen, barang atau bahan lain yang dikirim dalam bentuk surat dinas biasa, atau surat berbentuk kolom (nomor, nama barang, jumlah, keterangan). Disebut juga Surat Jalan jika berisi surat pengantar untuk barang. Surat Pengantar Barang biasanya mencantumkan:

a. Nama, alamat penjual dan pembeli

b. Nomor pesanan

c. Nomor dan jenis kendaraan pengantar

d. Jenis dan jumlah barang

e. Keterangan barang

f. Nama pengirim dan penerima

Surat yang berisi pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada pegawai maupun masyarakat umum. Isi surat pengumuman bisa bermacam-macam sesuai tujuannya. Misal, Pengumuman kedinasan; Pemberitahuan kepada segenap pegawai dalam suatu organisasi; Pengumuman untuk masyarakat umum; seperti Pengumuman Lelang, Pengumuman Penerimaan Siswa Baru, Penerimaan CPNS, dll

Surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan dan atau perintah yang telah ada. Surat edaran perlu disebarkan kepada kantor unit pelaksana teknis dan lingkungannya agar dapat diketahui dan dilaksanakan isinya. Bentuk surat edaran:

(a) SE bersifat umum; isinya ditujukan kepada semua masyarakat atau seluruh pegawai dalam suatu kantor

(b) SE bersifat khusus; isinya ditujukan kepada lingkungan/golongan pegawai tertentu      

Surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa. Surat kuasa dibuat untuk memberikan kekuasaan kepada seseorang supaya melakukan kegiatan mewakili yang memberi kuasa karena tidak dapat melakukan sendiri. Surat kuasa memiliki kekuatan hukum yang sah. 

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat kuasa:

a. Yang memberi kuasa dan yang menerima kuasa harus sudah dewasa, sehat jasmanai rohani

b. Untuk instansi/kedinasan ditulis diatas kertas segel atau dibubuhkan materai

c. Surat kuasa dianggap sah bila kedua belah pihak telah menandatangani surat kuasa tersebut

Jenis surat kuasa:

1. Surat kuasa perseorangan (mengambil gaji, ngurus pajak, dll)

2. Surat Kuasa Dinas (menghadiri rapat, mengambil uang di bank, dll)

3. Surat Kuasa Istimewa (surat wasiat, surat sengketa tanah, pembuatan akte tanah, dll)

Surat yang dibuat oleh pejabat yang isinya untuk memanggil seseorang agar segera datang dan menghadap. Surat panggilan dibuat karena ada permasalahan yang perlu segera diselesaikan. Penanganannya membutuhkan waktu sangat segera

Surat yang dibuat pejabat ditujukan kepada bawahannya yang berisi peringatan karena adanya kesalahan yang dilakukan atau melakukan tindakan yang melanggar disiplin. Kesalahan bisa terjadi di dalam kantor atau di luar kantor. Misal, sering tidak masuk kerja, selalu dating terlambat, melakukan tindakan yang merugikan masyarakat atau mencemarkan nama baik organisasi. Surat Peringatan dapat dibuat secara bertahap yaitu surat peringatan pertama, peringatan ke dua dan peringatan ke tiga

Tujuannya menjaga kewibawaan pemerintah/instansi/aparat, membuat pegawai lebih baik, meningkatkan SDM beretos kerja tinggi.

Surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan. Surat Tugas dapat berbentuk: (1) Narasi, (2) Kolom/tabel, (3) Bentuk formulir (form yang tinggal diisi data seperti tanggal, jenis tugas dll. Surat
Tugas berbeda dengan Nota Dinas; nota dinas biasanya untuk pekerjaan rutin, surat tugas untuk pekerjaan tertentu; satu surat tugas untuk satu pekerjaan tertentu.

Surat yang dibuat pejabat atasan kepada bawahan yang berisi perintah untuk melakukan pekerjaan. Surat perintah bukan untuk pekerjaan rutin tapi untuk pekerjaan yang sewaktu-waktu ada. Ada 2 jenis surat perintah; (1) surat perintah tetap, (2) Surat perintah biasa; bedanya hanya pada bagian pembuka surat.. Pada Surat Perintah Tetap pada bagian pembuka ada konsideran/dasar pertimbangan pembuatan surat perintah; seperti:

Dasar: ……….

Menimbang: …….

Surat yang ditetapkan pejabat yang berisi keputusan tentang sesuatu hal. Merupakan pernyataan kehendak pejabat yang menggunakan dasar hukum/peraturan sebagai dasar pertimbangan sebelum mengambil keputusan. Surat keputusan memiliki bentuk yang tidak sama dengan surat dinas biasa. Surat Keputusan memuat tiga Hal:

1. Konsideran: yang memuat sebab musabab yang mendorong ditetapkannya surat keputusan (Membaca, Menimbang, Mengingat, Memperhatikan)

2. Desideratum: memuat tujuan surat keputusan (Memutuskan)

3. Diktum: memuat isi surat keputusan (Menetapkan)

Surat yang dibuat oleh pejabat yang berisi keterangan mengenai diri seseorang dengan maksud agar mendapat pandangan yang positif dari pihak lain. Sifatnya tidak rahasia dapat diketahui oleh pihak-pihak terkait, termasuk yang bersangkutan. Surat rekomendasi disebut juga surat keterangan. Perbedaannya dengan surat referensi adalah sifatnya (surat referensi bersifat rahasia/hanya boleh diketahui oleh pihak yang meminta referensi)

Kegunaan surat referensi, menguatkan status seseorang, memperjelas kondisi/keberadaan seseorang yang sifatnya positif

Contoh:

Surat keterangan pengalaman kerja

Surat keterangan kelakuan baik

Surat keterangan alumni suatu sekolah

Surat yang dibuat oleh pejabat yang berisi keterangan baik tidaknya diri seseorang. Surat ini dibuat karena ada permintaan dari pihak ke tiga. Sifatnya rahasia, isinya tidak boleh diketahui oleh siapa saja termasuk orang yang diterangkan kecuali pihak yang meminta referensi. Banyak digunakan untuk kepentingan niaga/bisnis, missal jual beli secara kredit, pinjam uang dsb. Bisa juga digunakan untuk kepentingan kedinasan. Berdasarkan isinya dikenal beberapa surat referensi:

Referensi bank

Referensi dagang

Referensi pribadi (referensi untuk melamar pekerjaan)

Surat yang dibuat oleh pimpinan ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah perjalanan dinas. Kegunaan surat perjalanan dinas:

• Sebagai bukti bahwa perintah betul-betul dari pejabat atasan dan bukan kehendak sendiri
• Meningkatkan rasa tanggung jawab atas perintah yang diberikan
• Sebagai pedoman bagi penerima perintah
• Mengecek perintah dilaksanakan dengan baik atau tidak

Notula adalah catatan mengenai semua pembicaraan selama rapat berlangsung. Biasanya ditulis oleh sekretaris atau yang ditunjuk. Yang menulis notula disebut notulis. Notula merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, sehingga harus disusun secara objektif. Notulis harus menyiapkan notula segera setelah rapat selesai dan dibacakan kembali pokok-pokok hasil rapat

Surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu kejadian, tempat kejadian, keterangan dan sehubungan dengan kejadian tersebut. Berita acara mempunyai fungsi yang sangat penting dalam semua kegiatan kedinasan karena menjadi bukti hitam diatas putih.  Berita acara dapat digunakan sebagai bukti bahwa kegiatan benar-benar telah terjadi atau dilakukan. Sebagai akibat dari diandatanganinya berita acara maka semua pihak harus melaksanakan isi berita acara