KONSEP DASAR KESEKRETARISAN

1. Kesekretarisan

Kesekretarisan satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dalam bidang ketatausahaan. Dengan demikian, kesekretarisan bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi

2. Sekretaris

Sekretaris bertugas melaksanakan perkerjaan administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya, seperti mengetik surat atau berkas administrasi lainnya dan pengaturan agenda. untuk berjalannya kegiatan operasional perusahaan.

Sekretaris organisasi ataupun perusahaan berperan sebagai kepala sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja.

1. Syarat Pengetahuan

• Mempunyai pengetahuan, pengalaman dan juga wawasan yang sangat luas.

• Mampu melakukan komunikasi terhadap client maupun pelanggan agar dapat menarik perhatiannya

2. Syarat Keterampilan

• Mempunyai keterampilan di bidang administrasi dan juga bidang-bidang terkait lainnya.

• Memiliki kemampuan untuk menangani atau menyelesaikan setiap permasalahan yang terjadi khususnya yang berkaitan dengan urusan kantor.

3. Syarat Kepribadian

• Memiliki tingkat kesabaran dan juga keuletan di dalam bekerja.

• Disiplin serta cekatan dalam melakukan semua pekerjaan yang ditugaskan.

• Seorang sekretaris harus berpenampilan menarik dan juga baik.

Adapun tugas sekretaris sebagai berikut:

1. Melakukan kegiatan korespondensi seperti menerima dan juga mengirim surat, termasuk telepon, faksimile dan juga telegram.

2. Menyimpan dan juga mengamankan arsip atau dokumen yang dianggap penting.

3. Menyusum jadwal pertemuan, rapat serta perjanjian-perjanjian yang harus dilakukan pimpinan dengan client maupun aktivitas lainnya.

4. Mempersiapkan bahan informasi untuk pimpinan berdasarkan persyaratan rapat atau kegiatan lainnya

5. Bertugas sebagai perantara atau jembatan antara pimpinan dengan bawahannya.

6. Menemani serta melayani pimpinan dalam pertemuan penting, seperti meeting dengan client di luar kantor.

1. Sekretaris Organisasi

Sekretaris organisasi disebut juga sekretaris instansi, sekretaris perusahaan, sekretaris bisnis. Sekretaris organisasi memiliki peran dan fungsi manajerial, meliputi membuat perencanaan, melakukan pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan, mengontrol serta mengambil keputusan atas berbagai masalah yang dihadapi dalam bidang pekerjaan kesekretariatan.

2. Sekeretaris Pribadi

Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran, untuk membantu seseorang, dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi seseorang yang diangkat dan digaji oleh perorangan.

3. Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan adalah seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas-tugas perkantoran untuk seorang pimpinan tertentu. Sekretaris dalam pengertian ini adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi/perusahaan, diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.