MENGELOLA AGENDA KERJA PIMPINAN

Susunlah sesuai dengan prioritas yang harus pimpinan selesaikan. Mendiskusikan dengan pimpinan mana yang harus dilakukan, mana yang sebaiknya dilakukan, dan mana yang tidak begitu penting. Alokasikan waktu sesuai dengan rencana yang telah disusun. Sekretaris hendaknya jangan hanya mengandalkan ingatan, gunakan alat bantu manjemen waktu seperti formulir to do list, planner, chart, dan lainnya

1. Aktivitas rutin terjadwal
2. Aktivitas rutin tidak terjadwal
3. Aktivitas incidental terjadwal
4. aktivitas incidental tidak terjadwal

Sekretaris harus mampu mengatur waktu dengan baik, mulai dari perencanaan jadwal kegiatan, mengkoordinir waktu sekretaris dengan waktu pimpinan, mengorganisir waktu pimpinan, dan melakukan pengawasan apakah ada kegiatan yang belum terjadwal, atau sudahkah kegiatan pimpinan dilaksanakan sesuai jadwal yang telah disepakati antara pimpinan dengan sekretaris.

Seorang sekretaris profesional tidak berarti tidak melakukan fungsi-fungsi manajemen, bahkan sebaliknya sekretaris harus menggunakan fungsi tersebut untuk mengelola tugas-tugasnya. Fungsi manajemen pada seorang sekretaris dapat dibagi menjadi 3 macam yaitu fungsi-funsi perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan pada teknik penggunaan waktu pimpinan.

Sekretaris harus membuat kalender perjanjian pimpinan untuk mencatat rencana kegiatan pimpinan dalam harian, mingguan, atau bulanan. Adapun hal-halyang perlu dimasukkan dalam kalender perjanjian pimpinan yaitu perjanjian yang dibuat oleh pimpinan, perjanjian yang dibuat sekretaris melalui telepon, dan perjanjian yang dibuat berdasarkan undangan, memo, atau surat yang diterima pimpinan.

Dari kalender jadwal kegiatan pimpinan yang sudah dipersiapkan sekretaris bersama dengan pimpinan, tugas sekretaris berikutnya adalah menyesuaikan dan mengingatkan kembali pimpinan. Sekretaris harus memastikan jadwal tersebut dapat terlaksanakan dengan baik tanpa ada yang terlewatkan.